Pengendalian Biaya: Definisi, Peran, Standar dan Keuntungan

Pengendalian biaya adalah praktik mengidentifikasi dan mengurangi pengeluaran bisnis untuk meningkatkan keuntungan, dan dimulai dengan proses penganggaran. 

Pemilik bisnis membandingkan hasil keuangan aktual perusahaan dengan harapan yang dianggarkan, dan jika biaya aktual lebih tinggi dari yang direncanakan, maka manajemen memiliki informasi yang diperlukan untuk segera mengambil tindakan.

Sebagai contoh, perusahaan dapat memperoleh tawaran dari vendor yang berbeda yang menyediakan produk atau layanan yang sama, yang dapat menurunkan biaya. Pengendalian biaya adalah faktor penting dalam mempertahankan dan menumbuhkan profitabilitas.

Sistem Penggajian perusahaan, misalnya, sering di-outsourcing, karena undang-undang pajak penggajian berubah secara terus-menerus, dan omset karyawan membutuhkan perubahan yang lebih sering pada catatan penggajian. 

Sistem penggajian perusahaan dapat menghitung pembayaran bersih dan pemotongan pajak untuk setiap pekerja, yang menghemat waktu dan pengeluaran pemberi kerja.

Pengendalian Biaya merupakan salah satu alat yang paling efisien yang digunakan bisnis untuk mengurangi biaya produksi. Dalam hal ini, rincian penting diberikan kepada manajemen, sehingga mereka dapat mengetahui bahwa biaya aktual dan biaya yang telah ditentukan telah diselaraskan.

Definisi dan Pengertian Pengendalian Biaya Menurut Para Ahli

1. Menurut Pendapat dari Joel G. Siegel dan Jae K. Shim  

Pengendalian biaya adalah suatu langkah yang diambil oleh manajemen untuk memastikan bahwa tujuan yang dibuat pada tahap perencanaan dapat dicapai dan untuk memastikan bahwa se mua segmen fungsi organisasi dalam perilakunya konsistansi dengan kebija kan-kebijakan untuk pengawasan biaya yang efektif. 

Dimana pengendalian biaya adalah untuk membandingkan biaya yang seharusnya dengan biaya-biaya yang sesungguhnya terjadi dan bila terjadinya selisih maka selisihnya perlu dianalisis lebih jauh, sehingga diketahui faktor penyebab penyimpangan yang terjadi sampai pada dilakukannya tindakan koreksi. 

2. Menurut Pendapat dari Henry Simamora

Pengendalian biaya adalah perbandingan kinerja aktual dengan kinerja standar, penganalisisan selisih-selisih yang timbul guna mengindentifikasikan penyebab-penyebab yang dapat membenahi atau menyesuaikan perencanaan dan pengendalian di masa yang akan datang. 

Mari kita menyelam lebih dalam dan memahami Pengendalian Biaya secara lebih mendalam.

Peran Pengendalian Biaya dalam Berbagai Aspek Manajemen

1. Perencanaan

2. Peran karyawan dalam rencana

3. Pemantauan

4. Penilaian

5. Mengambil keputusan

Langkah - langkah dalam pengendalian anggaran:

Penetapan Biaya Standar

Ada dua persyaratan yang melekat dalam metode biaya standar.

Keuntungan menerapkan Pengendalian Biaya

1. Menyediakan tolok ukur untuk mengukur kinerja

2. Memungkinkan perbandingan

3. Mengurangi utang

4. Mengurangi biaya penggantian dan perbaikan

5. Memungkinkan alokasi uang untuk jalan lain

6. Memberikan keunggulan kompetitif

Kesimpulan

Apa itu Pengendalian Biaya?

Pengendalian biaya adalah identifikasi pengeluaran bisnis dan mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. Ini adalah bagaimana perusahaan dapat mulai menghasilkan lebih banyak keuntungan.

Pengendalian biaya dimulai dengan pembuatan anggaran. Dengan memiliki anggaran, pemilik bisnis dapat membuat perbandingan antara biaya aktual yang dikeluarkan, dan biaya yang diperhitungkan dalam anggaran.

Jadi, Pengendalian Biaya merupakan bagian integral dari Sistem Manajemen Biaya.

Jika biaya yang dikeluarkan pada kenyataannya lebih rendah dari biaya yang dianggarkan (hal ini jarang terjadi), itu baik untuk bisnis. 

Namun, Anda perlu memeriksa apakah sistem akuntansi dan penganggaran telah dilewati untuk mencatat sumber pengeluaran. Namun, dalam banyak kasus, biaya aktual akan mendekati biaya yang dianggarkan atau mungkin melebihi biaya yang dianggarkan.

Ketika biaya aktual yang dikeluarkan terlalu tinggi dari biaya yang dianggarkan, manajemen perlu mengambil beberapa langkah serius. 

Salah satu pilihannya adalah berurusan dengan vendor baru yang menawarkan untuk menyediakan barang dengan harga lebih rendah daripada yang lain. Bentuk lain yang sangat umum dari pengendalian biaya adalah outsourcing beberapa fungsi perusahaan.

Pengendalian Biaya dan Target Laba Bersih

Untuk memahami pengendalian biaya, memperhatikan Target Laba Bersih juga penting karena pengendalian biaya merupakan bagian penting dari perencanaan Target Laba Bersih.

Rumus Target Laba Bersih adalah sebagai berikut:

Penjualan – biaya tetap – biaya variabel = Target laba bersih

Menerapkan pengendalian biaya dengan meninjau biaya Tetap dan Variabel untuk mencapai Target Laba Bersih harus menjadi tujuan bisnis.

Mengapa Pengendalian Biaya itu penting?

Pengendalian biaya dapat didefinisikan sebagai peraturan tertentu dengan tindakan eksekutif tertentu yang mengakibatkan pemotongan biaya dalam operasi tertentu perusahaan.

Tujuan utama pengendalian biaya adalah untuk mencapai target yang ditetapkan untuk penjualan bisnis. Ada beberapa standar yang ditetapkan dalam tindakan pengendalian biaya, dan perusahaan perlu memastikan bahwa itu benar sesuai dengan semua standar dan aturan yang ditetapkan.

Penyimpangan yang terjadi dalam kinerja perusahaan karena standar ini dapat dengan mudah dianalisis dan kemudian dilaporkan juga untuk memastikan bahwa para eksekutif dapat mengambil beberapa tindakan korektif untuk perusahaan.

Metode pengendalian biaya menempatkan fokus utama pada masa kini serta masa lalu perusahaan. Cara ini dapat dengan mudah diterapkan pada hal-hal yang memiliki standar tertentu.

Metode ini berusaha untuk memiliki tarif serendah mungkin ketika datang di bawah kondisi yang ada di perusahaan. Fungsi pengendalian biaya dapat didefinisikan sebagai fungsi pencegahan.

Peran Pengendalian Biaya dalam Berbagai Aspek Manajemen

Pengendalian biaya memiliki berbagai bagian, dan beberapa aspek manajemen harus bersatu untuk keberhasilan penerapan pengendalian biaya. Kita akan membahas beberapa langkah yang dapat mengarah pada sistem pengendalian biaya yang efisien.

Perencanaan

Hal pertama dan terpenting dalam memulai proses pengendalian biaya adalah perencanaan. Anda perlu membuat rencana dan menyisihkan target dalam perkiraan, anggaran, dan standar.

Peran karyawan dalam rencana

Jika perencanaan adalah langkah pertama, mengomunikasikannya kepada staf menandai langkah kedua. Tidak akan terjadi apa-apa jika rencana dan target awal hanya sebatas kertas. Mereka perlu ditarik keluar dari teori dan dipraktikkan.

Untuk ini, Anda perlu memberi tahu karyawan Anda apa rencana Anda, dan Anda perlu mendidik mereka tentang peran mereka dalam rencana tersebut. Ini akan memungkinkan mereka untuk memainkan peran mereka dengan baik dalam upaya pengendalian biaya.

Pemantauan

Ketika bagian pelaksanaan rencana dimulai, ini juga merupakan waktu untuk mulai memantau dan mengevaluasi kinerja. Berbagai biaya yang dikeluarkan dicatat, dan informasi tentangnya dikumpulkan.

Mencatat biaya untuk sarana evaluasi adalah langkah pertama yang dapat mengarah pada rencana pengendalian biaya yang sukses.

Penilaian

Setelah mulai mencatat biaya aktual yang dikeluarkan, sekarang saatnya untuk melakukan perbandingan antara biaya aktual dan biaya yang diproyeksikan. Jika target kinerja tidak tercapai, maka saatnya duduk dan menyusun strategi untuk mencapai target kinerja tersebut.

Mengambil keputusan

Setelah penilaian kinerja yang berbeda, terserah pada administrasi bisnis apakah mereka ingin merevisi target atau menerapkan langkah-langkah tertentu untuk mengurangi kekurangan yang tercatat.

Sebagian besar perusahaan besar menderita kerugian besar bahan baku karena pencurian, pengerjaan yang buruk, penyimpanan yang tidak efisien, dan keusangan. 

Pemborosan ini sering menyebabkan biaya material yang sangat besar yang dapat dengan mudah dicegah jika metode kerja dan pemantauan yang efisien diterapkan.

Sekarang mari kita lihat ciri-ciri Sistem Pengendalian Biaya yang baik. Apa saja ciri-ciri Sistem Pengendalian Biaya yang baik?

• Penggambaran tanggung jawab pusat yang tepat
• Standar Biaya yang berbeda
• Relevansi yang tepat dari biaya yang dapat dikendalikan
• Memiliki otoritas yang ditentukan dengan baik
• Pengurangan biaya 
• Pelaporan biaya

Dua Standar Pengendalian Biaya

Secara umum, ada dua standar untuk mengendalikan biaya. Salah satunya adalah standar eksternal, dan yang lainnya adalah standar internal.

1) Standar eksternal Standar

eksternal adalah ketika kinerja dibandingkan dengan pihak luar, yaitu perusahaan lain dalam industri yang sama. Kinerja biaya, dalam hal ini, dinilai berdasarkan beberapa rasio biaya.

2) Standar internal Standar

internal adalah ketika kinerja dibandingkan dalam departemen internal atau elemen biaya internal. Elemen biaya internal perusahaan ini dapat berupa apa saja mulai dari biaya overhead, biaya tenaga kerja, atau biaya material.

Dua dari standar internal yang umum digunakan adalah:

Kontrol Anggaran

Kontrol anggaran, seperti namanya, melibatkan pembuatan dan penggunaan anggaran. Anggaran dapat dikatakan sebagai pernyataan pengeluaran yang diproyeksikan secara keseluruhan yang mencakup semua perkiraan biaya untuk kegiatan operasional bisnis. Setelah anggaran diikuti, semua kegiatan organisasi sesuai dengan anggaran yang diizinkan.

Anggaran adalah alat pengendalian biaya yang efektif yang digunakan untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengatur berbagai operasi bisnis. Ini berisi tujuan, metode, dan aturan yang ditetapkan sebelumnya berdasarkan fungsi bisnis yang dijalankan, dan kinerjanya diukur.

Pengendalian Anggaran

Pengendalian anggaran juga dapat dilihat sebagai perbandingan antara biaya yang diperkirakan dengan biaya yang dikeluarkan secara nyata. Ketika keduanya sangat berbeda satu sama lain, langkah-langkah diambil untuk memperbaiki perbedaan.

Langkah-langkah dalam pengendalian anggaran:

Perencanaan menandai langkah pertama untuk pengendalian anggaran. Di sini manajer setiap departemen diharuskan untuk merencanakan dan memantau kegiatan departemen mereka. 

Kontrol anggaran tidak meninggalkan ruang ambiguitas apapun; semuanya dilakukan sesuai dengan aturan penganggaran.

Setelah tahap perencanaan, anggaran didistribusikan ke departemen yang berbeda. Bagian dari kontrol anggaran juga mengharuskan departemen berbagi informasi mereka untuk pelaksanaan anggaran yang tepat.

Anggaran juga mendorong pencatatan. Ini akan dilakukan setiap hari untuk menjaga semuanya tetap up-to-date. Selanjutnya, ketika kita turun ke aspek kontrol anggaran, itu sangat tepat. 

Hal ini dengan mudah dapat mengenali dan membedakan dan memotivasi manajer untuk mengambil langkah-langkah untuk menghilangkan perbedaan aktual dan yang diproyeksikan.

Penetapan Biaya Standar 

Biaya standar adalah metode lain yang populer untuk pengendalian biaya. Di sini standar ditetapkan untuk kinerja dan biaya. Ini dapat dikatakan sebagai seperangkat biaya yang telah ditentukan sebelumnya yang ditetapkan dalam kondisi kerja tertentu.

Dalam penetapan biaya standar, biaya standar telah disiapkan sebelumnya. Mereka juga dibandingkan dengan biaya riil dan varians di antara mereka dicatat. 

Setelah menentukan penyebab varians tersebut, langkah-langkah diambil untuk mempertahankan biaya standar. Ini biasanya ditentukan dalam kondisi kerja atau produksi yang lancar.

Penetapan biaya standar melibatkan penentuan biaya masa depan produk dan jasa. Hal ini terutama dilakukan dengan mengumpulkan banyak data dari berbagai sumber dan melakukan penelitian yang ekstensif.

Di sini keberhasilan metode penetapan biaya standar diuji dengan mengamati perbedaan antara biaya aktual dan biaya standar. Perbandingan ini menyoroti sumber biaya tidak standar dan memungkinkan manajer untuk memperbaikinya serta mengembalikannya ke jalur biaya standar.

Ada dua persyaratan yang melekat dalam metode penetapan biaya standar.

• Yang pertama adalah sistem yang dapat mengukur kinerja yang berbeda dan menetapkan standar.
• Kedua adalah alat ukur atau skala yang membandingkan kinerja aktual dan standar.

Keuntungan Menerapkan Pengendalian Biaya

1. Memberikan tolok ukur untuk mengukur kinerja

Pengendalian biaya memainkan peran besar dalam memberikan perhatian pada bidang bisnis yang tidak berkinerja baik. Ini juga membantu dalam menentukan apakah suatu kegiatan bisnis bekerja secara efisien atau tidak efisien. 

Dengan menyoroti poin-poin ini, pengendalian biaya memungkinkan manajer dan pejabat senior untuk melihat masalah kinerja yang kurang baik dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

2. Memungkinkan perbandingan

Pengendalian biaya menetapkan beberapa standar konkret. Standar ini memungkinkan pengukuran dan evaluasi kinerja aktual dengan yang diharapkan.

3. Mengurangi hutang

Ketika pengendalian biaya dilakukan dengan benar, hasil yang paling berharga adalah pengurangan hutang. Hal ini dimungkinkan karena ketika biaya dikontrol secara ketat, sumber daya bekerja secara maksimal, dan ada pengurangan kerugian moneter karena pemborosan sumber daya.

Ini menghemat uang, dan uang yang disimpan kemudian dapat digunakan untuk melunasi hutang. Ini, pada gilirannya, membantu perusahaan untuk mempertahankan rasio utang terhadap ekuitas yang sehat.

4. Mengurangi biaya penggantian dan perbaikan

Ketika praktik pengendalian biaya mulai membuahkan hasil, pemilik bisnis dapat membelanjakan uangnya untuk membeli peralatan baru.

Ketika peralatan baru digunakan untuk bisnis, akan ada lebih sedikit insiden kerusakan. Ini akan menghasilkan pengeluaran yang lebih rendah untuk penggantian dan perbaikan mesin.

5. Memungkinkan alokasi uang untuk jalan lain

Dengan lebih banyak uang untuk dibelanjakan, pengendalian biaya memungkinkan perusahaan untuk menginvestasikan uang di jalan yang berbeda seperti periklanan dan pemasaran.

Dengan dimulainya pemasaran produk dan layanan perusahaan, dapat diharapkan untuk mencapai penjualan yang lebih besar. Hal ini juga menyebabkan peningkatan pendapatan bagi perusahaan.

6. Memberikan keunggulan kompetitif

Sebuah perusahaan untuk bertahan hidup di pasar perlu menjadi yang terdepan dari para pesaingnya.

Untuk tetap unggul dalam persaingan, operasi bisnis yang efisien adalah suatu keharusan bagi setiap bisnis. Dalam hal ini, pengendalian biaya memainkan peran utama. 

Dengan langkah-langkah pengendalian biaya yang tepat, bisnis tidak hanya dapat mengenali area yang tidak berkinerja dan tetapi juga dapat mengambil beberapa langkah untuk memperbaikinya.

Hal ini memungkinkan kelancaran dan efisiensi fungsi organisasi.

Kesimpulan

Untuk umur panjang tindakan pengendalian biaya bisnis adalah suatu keharusan.

Ini dapat menghindari beberapa perangkap besar yang mungkin terjadi di masa depan. Uang yang dihasilkan melalui penjualan adalah hal yang hebat. Namun, jika biaya Anda juga sama besar, maka ini tidak akan berkontribusi pada pendapatan nyata apa pun.

Memahami dan meneliti tentang biaya dapat memastikan masa depan yang bertahan lama untuk bisnis Anda.

Berbagi :