Peran Dan Profil Pekerjaan Koordinator Penjualan (Sales)

credit image:freepik.com

Peran Dan Profil Pekerjaan Koordinator Penjualan (Sales) - Koordinator Penjualan adalah dukungan bagi tim penjualan dalam tugasnya tidak hanya terkait di bidang penjualan saja, akan tetapi terkait juga dalam tugas administrasi.

Koordinator penjualan berperan penting dalam mengkoordinasikan antara tim penjualan dan pemasaran serta dalam tugas administrasi lainnya. Meskipun pekerjaan utamanya adalah membantu Manajer penjualan senior dengan fungsi pekerjaannya, namun fungsi mereka juga terkadang dapat melampaui tim penjualan.

Kebutuhan Akan Koordinator Penjualan

Pekerjaan penjualan melibatkan banyak sekali perjalanan dan kunjungan lapangan. Sementara fungsi utama Sales Representatif junior sebagian besar didasarkan pada lapangan dan melibatkan kunjungan klien, maka seorang Manajer penjualan senior memiliki profil yang beragam. Mereka harus mengunjungi klien teratas (Utama) dan hadir untuk negosiasi dalam kesepakatan massal dan mereka juga harus mengelola tim dan melaporkan kemajuannya kepada Direktur sales.

Mereka terlibat dalam mempersiapkan dan mendistribusikan target, menutup kesepakatan penjualan, mengelola tim, memberikan insentif penjualan dengan pengecekan silang dengan nomor dan target face to face (Tatap muka), memelihara catatan dan fungsi lainnya.

Oleh karena itu, peran mereka adalah gabungan dari pekerjaan lapangan dan administrasi dan ketika harus memilih, mereka akan selalu memilih untuk bekerja di lapangan dengan pelanggan daripada melakukan tugas administrasi di kantor.

Disinilah, peran koordinator Penjualan muncul. Mereka mendukung Manajer senior dengan tugas administrasinya.

Profil Pekerjaan Koordinator Penjualan

Berikut ini adalah profil pekerjaan koordinator penjualan, antara lain:

Membantu dalam tugas kantor, memelihara catatan, menghadiri panggilan telepon, pelanggan yang datang langsung.
Pastikan kantor diatur dengan benar dengan menyediakan semua hal yang diperlukan, mengatur pertemuan tim yang berbeda dan berkoordinasi dengan tim lain untuk menghindari konflik dalam jadwal.
Mengkoordinasikan tim penjualan dengan mengelola jadwal, mengajukan dokumen, dan mengkomunikasikan informasi yang relevan kepada manajemen.
Mempersolasi informasi, pengumuman, kebijakan baru dan sebagainya, dari manajemen yang lebih tinggi ke tim.
Memastikan kecukupan peralatan atau material terkait penjualan dengan bertindak sebagai mediator dengan tim Pemasaran dan tim Penjualan
Pastikan pencapaian semua tim penjualan diajukan dengan benar sebelum penutupan.
Memastikan pembayaran gaji dan insentif tepat waktu.
Menanggapi keluhan dari pelanggan dan memberikan dukungan purna jual ketika diminta.
Menyimpan dan mengurutkan data penjualan keuangan dan non-keuangan dan informasi relevan lainnya dalam bentuk elektronik dan memproduksi sesuai kebutuhan.
Pastikan detail pengumpulan diperbarui oleh setiap tim untuk ditinjau oleh yang lebih tinggi manajemen
Kumpulkan dan kompilasi data untuk disajikan kepada manajemen senior jika dan bila diperlukan.
Tangani pemrosesan semua pesanan dengan akurat dan tepat waktu.
Memberi tahu klien tentang penundaan atau masalah yang tak terduga.
Memantau kemajuan tim, mengidentifikasi kekurangan dan mengusulkan perbaikan kepada manajemen senior.
Membantu dengan persiapan dan pengorganisasian lokakarya promosi, acara atau kursus.
Membantu tim Penjualan dalam persiapan kutipan, tender, dan dokumen lain yang diperlukan.
Memastikan kepatuhan terhadap hukum dan kebijakan perusahaan oleh semua karyawan.
Awasi kantor dan dapatkan persetujuan yang diperlukan untuk kelancaran fungsi tim penjualan.
Mengelola biaya kantor dan fungsi terkait.
Bekerja sebagai tim dengan tim penjualan untuk memastikan melampaui target sebelum tenggat waktu.
Membantu manajer senior dalam persiapan laporan dan penyerahan format tepat waktu jika ada.
Membantu dalam fungsi terkait penjualan atau pemasaran lainnya.

Keterampilan Yang Diperlukan Untuk Sorang Koordinator Penjualan

Kemampuan multi-tasking sangat diperlukan untuk seorang koordinator penjualan, dalam hal ini, latar belakang orang yang berpendidikan dengan sedikit pengalaman dalam fungsi penjualan lebih disukai.

Kemahiran dalam berbahasa Inggris atau bahasa Asing lainnya sangat penting karena seringkali, pelanggan pertama kali berinteraksi dengan Koordinator Penjualan tersebut. Bahasa tubuh yang baik bersama dengan tingkah laku dasar dan kesopanan lebih disukai di dalamnya. Keterampilan multibahasa adalah aset penting bagi seorang Koordinator Penjualan.

Mereka juga harus memiliki pengetahuan komputer dasar bersama dengan perangkat lunak komputer yang umum digunakan seperti aplikasi Microsoft word, Excel dan sebagainya. Mereka harus pandai dalam berhitung dan mungkin diminta untuk melakukan perhitungan dasar yang mungkin harus dilakukan tanpa bantuan komputer.

Meskipun pengalaman dan pendidikan sangat diperlukan untuk menjadi seorang koordinator penjualan , kebutuhan akan koordinator penjualan ini sangat bervariasi tergantung pada industrinya. Dalam beberapa kasus, ijazah sekolah menengah atas atau gelar sarjana dengan pengalaman sebelumnya di bidang Penjualan atau bidang terkait akan lebih disukai oleh pemberi kerja.

Beberapa orang Pengusaha yang lain mungkin memerlukan gelar sarjana ditambah dengan pengalaman sebelumnya di industri tersebut. Untuk beberapa sektor industri, diperlukan dua hingga lima tahun pengalaman dibidang penjualan atau administrasi kantor.

Kepribadian yang baik, menonjol dengan karakter yang baik juga perlu dipertimbangkan. Koordinator penjualan harus dapat menyesuaikan diri dengan baik dengan tim dan menjadi titik kontak pertama bagi karyawan serta pelanggan untuk mengajukan pertanyaan terkait dengan penjualan.

Jika perusahaan menggunakan perangkat lunak (Software) penjualan, maka pengelolaannya menjadi tanggung jawab Koordinator Penjualan.

Berikut ini adalah keuntungan memiliki koordinator penjualan, antara lain:

1. Fokus

Manajer penjualan senior dan tim penjualan dapat fokus menghadiri panggilan penjualan dan menghasilkan penjualan produk daripada melihat fungsi administrasi. Fungsi administrasi dapat ditinggalkan dengan tanggung jawab koordinator penjualan

2. Kerja Tepat Waktu

Koordinator penjualan harus memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan tepat waktu dan laporan serta format penjualan telah diisi dan dikirim serta diserahkan. Setiap pertanyaan pelanggan dapat dihadiri dan diselesaikan olehnya karena akan ada orang yang berdedikasi untuk hal yang sama.

Insentif penjualan adalah bagian penting dari pekerjaan Penjualan dan memastikan pembayaran yang tepat untuk hal yang sama setelah menghitung jumlahnya terhadap pencapaian dan target, dan jika perlu, mengkonfirmasinya dengan nomor unit Penjualan adalah pekerjaan yang membosankan dan menyelesaikan semuanya secara tepat waktu adalah fungsi serta tanggung jawab koordinator Penjualan.

3. Tindak Lanjut Reguler

Manajer penjualan, dalam tanggung jawab kerjanya, dapat mengabaikan beberapa hal yang bisa ditindaklanjuti oleh koordinator penjualan. Mereka memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan walaupun tanpa adanya Manajer Penjualan.

4. Sistem Pendukung

Koordinator penjualan adalah merupakan sistem pendukung untuk tim Penjualan. Jika Manajer senior tidak hadir atau posisinya kosong, semua tugas administrasi akan diurus oleh koordinator Penjualan bersama dengan fungsi lainnya.

5. Hadiah Dukungan Dan Pengakuan

Di beberapa organisasi atau perusahaan, koordinator Penjualan juga terlibat dalam Roles and Responsibilities (RnR) perusahaan karena mereka terkait dengan fungsi penjualan dan mengetahui tim dan anggota tim secara detail. Mereka juga dapat menjelaskan pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan, jika perlu, dan membantu fungsi lainnya.

Itulah uraian artikel terkait dengan Peran Dan Profil Pekerjaan Koordinator Penjualan (Sales). Semoga berguna dan bermanfaat untuk Anda.